Inköpspolicy är en organisations övergripande ramverk för att anskaffa, godkänna och hantera varor och tjänster.

Vad det innebär i en arbetsplatskontext

Det kan omfatta konkurrensutsättning, delegerade befogenheter, leverantörers agerande, dokumentation och hållbarhet.

Varför det är viktigt

En tydlig policy bidrar till enhetliga inköp för arbetsplatser på olika platser och i olika team.

Frågor att ställa

• Vilket beslut eller krav stödjer inköpspolicyn?
• Vilket underlag eller vilken dokumentation krävs?
• Vem ansvarar för informationen och håller den aktuell?
• Hur påverkar den val av möbler, service eller framtida förändringar?

Tillämpa konceptet

När inköpspolicy förekommer i en projektbeskrivning ska användarna, utrymmet, tidplanen, ansvarig och det beslut som påverkas definieras. Ange hur kravet ska testas vid projektering, installation eller uppföljning efter inflyttning.

Relaterade Myntwork-resurser

• Kontorsplanering och inköp
• Process för kontorsanpassning
• Välja kontorsmöbler

Praktiskt exempel

I ett arbetsplatsprojekt bör inköpspolicy kopplas till ett verkligt beslut i stället för att användas som en fristående etikett. Projektteamet bör ange omfattning, ansvarig, erforderligt underlag och när informationen ska granskas. Detta kan ske under specifikation, offertförfrågan, överlämning, service, omlokalisering eller när användningen upphör.

Genom att dokumentera definitionen i projektbeskrivningen förhindras att olika leverantörer och interna team använder samma term på olika sätt. Spara det styrkande dokumentet eller beslutet tillsammans med produktschemat eller tillgångsregistret, så att betydelsen finns kvar efter installationen.