Indkøbspolitik er en organisations overordnede ramme for indkøb, godkendelse og administration af varer og tjenester.
Hvad det betyder i en arbejdsmæssig sammenhæng
Den kan omfatte konkurrence, delegerede beføjelser, leverandøradfærd, dokumentation og bæredygtighed.
Hvorfor det er vigtigt
En tydelig politik understøtter ensartede indkøb til arbejdspladsen på tværs af lokationer og teams.
Spørgsmål, der bør stilles
- Hvilken beslutning eller hvilket krav understøtter indkøbspolitikken?
- Hvilken dokumentation eller registrering er påkrævet?
- Hvem ejer oplysningerne og holder dem opdaterede?
- Hvordan påvirker det valg af møbler, service eller fremtidige ændringer?
Sådan anvendes begrebet
Når indkøbspolitikken indgår i et projektoplæg, skal du definere de brugere, det berørte areal, tidsplanen, den ansvarlige og den beslutning, som politikken påvirker. Angiv, hvordan kravet vil blive testet i forbindelse med design, installation eller evaluering efter ibrugtagning.
Relaterede Myntwork-ressourcer
Praktisk eksempel
I et arbejdspladsprojekt bør indkøbspolitikken knyttes til en konkret beslutning i stedet for at blive brugt som en isoleret betegnelse. Projektteamet bør angive omfanget, den ansvarlige, den nødvendige dokumentation og det tidspunkt, hvor oplysningerne vil blive gennemgået. Det kan være under specifikation, tilbudsgivning, overdragelse, service, flytning eller ved ophør af brug.
Ved at dokumentere definitionen i projektoplægget undgår man, at forskellige leverandører og interne teams bruger det samme begreb på forskellige måder. Opbevar det understøttende dokument eller beslutningen sammen med produktoversigten eller aktivposten, så betydningen fortsat er tilgængelig efter installationen.
