Hankintamäärittely on dokumentoitu kuvaus tuotteista, palveluista ja todisteista, joita ostaja edellyttää.
Mitä se tarkoittaa työympäristössä
Kalusteiden osalta siinä voidaan määritellä määrät, mitat, suorituskyky, pintamateriaalit, toimitus, asennus ja elinkaarikriteerit.
Miksi sillä on merkitystä
Selkeä määrittely tekee tarjouksista vertailukelpoisia ja vähentää korvaavien tuotteiden sekä riitojen riskiä.
Kysymyksiä esitettäväksi
- Mitä päätöstä tai vaatimusta hankintamäärittely tukee?
- Mitä näyttöä tai dokumentaatiota vaaditaan?
- Kuka omistaa tiedot ja huolehtii niiden ajantasaisuudesta?
- Miten se vaikuttaa kalusteiden valintaan, palveluihin tai tuleviin muutoksiin?
Käsitteen soveltaminen
Kun hankintamäärittely mainitaan projektikuvauksessa, määrittele käyttäjät, tila, aikataulu, omistaja ja päätös, johon se vaikuttaa. Kerro, miten vaatimus testataan suunnittelun, asennuksen tai käyttöönoton jälkeisen arvioinnin yhteydessä.
Aiheeseen liittyviä Myntwork-resursseja
Termin käyttö hankinnoissa
Kun hankintamäärittely mainitaan hankinta-asiakirjassa, kerro, mitä toimittajien on toimitettava ja miten vastaus vaikuttaa arviointiin. Vältä sellaisen näytön pyytämistä, jota ei käytetä hankintapäätöksessä, ja erota pakolliset vaatimukset toivotuista tiedoista.
Toimituksen jälkeen varmista, että luvatut asiakirjat, palvelut tai tuotetiedot on toimitettu. Hallittu luovutus ja selkeä omistajuus tekevät termistä käytännössä toimivan sen sijaan, että se jäisi vain alkuperäisen tarjouksen sanamuodoksi.
