Hankintamäärittely on dokumentoitu kuvaus tuotteista, palveluista ja näytöstä, joita ostaja tarvitsee.
Mitä se tarkoittaa työympäristössä
Kalusteiden osalta siinä voidaan määritellä määrät, mitat, suorituskyky, pintamateriaalit, toimitus, asennus ja elinkaarikriteerit.
Miksi sillä on merkitystä
Selkeä määrittely tekee tarjouksista vertailukelpoisia ja vähentää korvaavien tuotteiden sekä riitojen riskiä.
Esitettäviä kysymyksiä
- Mitä päätöstä tai vaatimusta hankintamäärittely tukee?
- Mitä näyttöä tai dokumentaatiota tarvitaan?
- Kuka vastaa tiedoista ja pitää ne ajan tasalla?
- Miten se vaikuttaa kalustevalintoihin, palveluun tai tuleviin muutoksiin?
Käytännön soveltaminen
Kun hankintamäärittely mainitaan projektikuvauksessa, määrittele käyttäjät, tila, aikataulu, omistaja ja päätös, johon se vaikuttaa. Määrittele, miten vaatimus testataan suunnittelun, asennuksen tai käyttöönoton jälkeisen arvioinnin yhteydessä.
Aiheeseen liittyvät Myntwork-resurssit
Termin käyttö hankinnassa
Kun hankintamäärittely mainitaan hankinta-asiakirjassa, kerro, mitä toimittajien on toimitettava ja miten vastaus vaikuttaa arviointiin. Vältä sellaisen näytön pyytämistä, jota ei käytetä hankintapäätöksessä, ja erota pakolliset vaatimukset toivotuista tiedoista.
Tarkista toimituksen jälkeen, että luvatut asiakirjat, palvelut tai tuotetiedot on toimitettu. Hallittu luovutus ja selkeä vastuunjako tekevät termistä käytännössä toimivan sen sijaan, että se jäisi vain alkuperäisen tarjouksen sanamuodoksi.
