Allineare i tavoli riunione con piano rettangolare
Per stabilire l’orientamento del tavolo, considera come si svolgono le attività nella stanza. Se la discussione avviene da un lato all’altro del piano, controlla che i partecipanti contrapposti possano vedersi e condividere i materiali di consultazione. Per gli incontri incentrati su una presentazione, valuta quanto ciascuno debba ruotarsi per guardare lo schermo, sia dai lati sia dalle estremità. Il profilo rettangolare offre bordi netti da allineare, ma orientarlo parallelamente a una parete è utile solo se l’accesso alle sedie resta agevole. Considera il percorso dall’ingresso e gli spostamenti verso le attrezzature per le presentazioni. Prova l’orientamento con le sedie occupate, perché i confini pratici dei passaggi includono anche chi usa il tavolo.
Stabilire la funzione dei posti alle estremità
A seconda delle abitudini della riunione, le estremità possono essere riservate a chi coordina l’incontro, ad altri partecipanti o all’accesso ai materiali condivisi. Non assegnare loro un ruolo fisso prima di aver verificato la visuale sul gruppo e sulla stanza. Chi coordina da un’estremità potrebbe dover guardare uno schermo o alzarsi per presentare. Verifica che questi movimenti non interferiscano con il passaggio di altre persone. Se durante una determinata sessione il posto in fondo non serve, mantieni libero e utile il relativo accesso invece di lasciarvi accumulare attrezzature di riserva. La disposizione con lati diritti dovrebbe sostenere l’ordine del giorno, non imporlo.
