Especificação de aquisição

Especificação de aquisição é a descrição documentada dos produtos, serviços e comprovativos exigidos por um comprador.

O que significa no contexto de um local de trabalho

Para mobiliário, pode especificar quantidades, dimensões, desempenho, acabamentos, entrega, instalação e critérios de ciclo de vida.

Porque é importante

Uma especificação clara torna as propostas comparáveis e reduz substituições e litígios.

Perguntas a fazer

  • Que decisão ou requisito é apoiado pela Especificação de aquisição?
  • Que comprovativo ou registo é necessário?
  • Quem é responsável pela informação e por mantê-la atualizada?
  • Como afeta a seleção de mobiliário, o serviço ou futuras alterações?

Aplicação do conceito

Quando a Especificação de aquisição surge num resumo de projeto, defina os utilizadores, o espaço, o calendário, o responsável e a decisão que afeta. Indique como o requisito será testado na fase de projeto, instalação ou revisão pós-ocupação.

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Utilizar o termo em processos de aquisição

Quando a Especificação de aquisição surge num documento de aquisição, explique o que os fornecedores devem fornecer e como a resposta afetará a avaliação. Evite solicitar comprovativos que não sejam utilizados na decisão de adjudicação e distinga os requisitos obrigatórios da informação preferencial.

Após a entrega, verifique se os documentos, serviços ou informações sobre os produtos prometidos foram fornecidos. Uma entrega controlada e uma definição clara de responsabilidades tornam o termo operacional, em vez de o deixarem como uma simples formulação na proposta original.