Hot desking é uma configuração em que as secretárias são partilhadas em vez de serem atribuídas permanentemente.

O que significa no contexto de um local de trabalho

Uma implementação bem-sucedida de hot desking requer capacidade adequada, equipamento completo, possibilidade de ajuste, limpeza e regras de utilização claras.

Porque é importante

Pode apoiar a presença híbrida, mas pode falhar quando os utilizadores não conseguem encontrar um posto de trabalho adequado.

Perguntas a colocar

  • Que decisão ou requisito é apoiado pelo hot desking?
  • Que evidência ou registo é necessário?
  • Quem é responsável pela informação e por mantê-la atualizada?
  • De que forma afeta a seleção de mobiliário, o serviço ou futuras alterações?

Aplicação do conceito

Quando o hot desking surge num resumo de projeto, defina os utilizadores, o espaço, o calendário, o responsável e a decisão que influencia. Indique como o requisito será testado na fase de projeto, instalação ou revisão pós-ocupação.

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Utilizar o termo em processos de aquisição

Quando o hot desking surge num documento de aquisição, explique o que os fornecedores devem fornecer e de que forma a resposta afetará a avaliação. Evite solicitar evidências que não sejam utilizadas na decisão de adjudicação e distinga os requisitos obrigatórios da informação preferencial.

Após a entrega, verifique se os documentos, serviços ou informações sobre os produtos prometidos foram fornecidos. Uma transição controlada e uma responsabilidade clara tornam o termo operacional, em vez de o deixarem apenas como texto na cotação original.